Quy trình đăng ký tham gia triển lãm cho Doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng ý thức được tầm quan trong của các hội chợ trong khu vực và trên thế giới.  Doanh nghiệp trong và ngoài nước thường lựa chọn hội chợ, triển lãm là nơi quảng bá thương hiệu và sản phẩm đến người tiêu dùng và các đại lý phân phối.

Đặc biệt là những hội chợ có tầm ảnh hưởng lớn và được tổ chức định kỳ hằng năm như: Triển lãm Vietbuild, triển lãm Vietnam Expo,  triển lãm Vifa, triển lãm VietnamPlas,… Các hội chợ này không chỉ giúp các doanh nghiệp mở rộng thêm thị trường mà còn có cơ hội giao lưu, học hỏi trao đổi kinh nghiệm quý báu.

 

Đối với những doanh nghiệp lần đầu tham gia triển lãm, doanh nghiệp nên lưu ý những điểm dưới đây quy trình đăng ký tham gia triển lãm:

** Đăng ký mặt bằng gian hàng:

Vị trí gian hàng đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút khách đến với gian hàng. Việc đăng ký mặt bằng sớm với Ban tổ chức là ưu tiên số 1 trong quá trình chuẩn bị. Doanh nghiệp cần liên hệ với Ban Tổ chức để đăng ký tham gia hội chợ sớm nhất có thể: Thời điểm liên hệ với ban tổ chức ít nhất là 8 tháng trước khi hội chợ diễn ra, việc này sẽ giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để chuẩn bị các tài liệu, hàng mẫu cần thiết.

Tuỳ theo từng hội chợ, nếu doanh nghiệp đăng ký sớm có thể sẽ tiết kiệm được chi phí do ban tổ chức hội chợ có chính sách giảm giá gian hàng, và sẽ ưu tiên bố trí sắp xếp gian hàng triển lãm của doanh nghiệp vào vị trí tốt nhất có thể. Bên cạnh đó, việc đăng ký chỉ có giá trị khi kèm theo tiền đặt chỗ, khoản phí này sẽ tùy thuộc vào triển lãm mà doanh nghiệp tham gia.

**Nộp thiết kế gian hàng cho Ban tổ chức:

Sau khi đăng ký tham gia hội chợ, triển lãm và nhận được mặt bằng gian hàng. Ban tổ chức sẽ gửi file Hướng dẫn với đầy đủ các thông tin cần thiết để doanh nghiệp có thể nắm rõ nhất về quy đinh, yêu cầu cũng như các giấy tờ đăng ký cần nộp trước khi tham dự triển lãm.

Doanh nghiệp sẽ phải nộp thiết kế gian hàng hội chợ cho Ban tổ chức trước khi diễn ra hội chợ trễ nhất 1 tháng. Tùy theo thời gian quy định của Ban tổ chức. Thiết kế gian hàng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chiều cao cũng như các quy định trong thiết kế mà Ban tổ chức yêu cầu.

** Đăng ký đơn vị thi công triển lãm, hội chợ

Sau khi lựa chọn đơn vị thi công gian hàng cho gian hàng của mình. Quý doanh nghiệp cần phải nộp đơn “Nhà thầu phụ” với Ban tổ chức. Doanh nghiệp có thể yêu cầu đơn vị nhà thầu doanh nghiệp hợp tác đăng ký và nộp cho Ban tổ chức

** Đăng ký điện năng tiêu thụ cho gian hàng

Doanh nghiệp cần đăng ký điện năng tiêu thụ cho từng bóng đèn, ổ cắm, thiết bị sử dụng điện (Tv, tủ lạnh) cho gian hàng sớm và nộp lại cho Ban tổ chức trước hạn chót.

Doanh nghiệp lưu ý cần đăng ký đủ, chính xác số lượng đèn và số watt mỗi bóng đèn. Nếu doanh nghiệp đăng ký trể sau hạn chót của Ban tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải đóng phạt ít nhất 30% tổng giá trị.

Khi đến với Gia Long, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đăng ký tất cả các giấy tờ với Ban tổ chức mà không phải lo lắng về các sai sót trong khâu đăng ký.

 

** Đăng ký thẻ thi công và phí đặt cọc lắp dựng gian hàng với Tòa nhà

Doanh nghiệp cần đăng ký trực tiếp với Tòa nhà diễn ra triển lãm. Mỗi nhân công lắp dựng gian hàng cần được đăng ký thẻ thi công để có thể ra vào tòa nhà.

Phí đặt cọc dành riêng cho gian hàng tự dựng sẽ được hoàn trả sau khi kết thúc hội chợ. Phần phí này để đảm bảo rằng nhà thầu sau khi tháo dỡ gian hàng sẽ hoàn trả lại phần mặt bằng nguyên vẹn không bị hư hỏng cho Tòa nhà.

** Đăng ký thẻ cho nhân sự tham gia triển lãm

Doanh nghiệp cần đăng ký thẻ cho những nhân viên sẽ tham gia triển lãm trong những ngày diễn ra với Ban tổ chức.

Hi vọng bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp biết rõ hơn về quy trình đăng ký tham gia triển lãm và những điều cần làm để có một kì triển lãm suôn sẻ.

Đến với công ty TNHH Quảng Cáo và Xây Dựng Gia Long, với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lãnh vực thiết kế và lắp dựng gian hàng hội chợ, triển lãm. Quý doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đăng ký các giấy tờ với Ban tổ chức và Tòa nhà một cách nhanh chóng nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi, để được tư vấn cụ thể hơn.

Thông tin liên hệ:

Công ty TNHH Quảng Cáo & Xây Dựng Gia Long

158/28/17 Phạm Văn Chiêu, P.9, Q. Gò Vấp, TP.HCM

Điện thoại: 028. 6257 7602 - Fax: 028.625 77 603

Website: www.gialongadv.com - www.vietnamexhibition.vn - www.vietnamexhibition.com.vn

Email: gialongadv@gmail.com - gialong.vn@vietnamexhibition.vn

Hotline: 098 758 4017 Mr.Nghĩa - 0976 76 76 04 Mr.Nhân